Over ‘alignment’ in een organisatie

Alignment draait om de vraag in hoeverre medewerkers de strategie van een organisatie ondersteunen en kunnen toepassen in hun dagelijkse werk. Daarmee is alignment een belangrijk doel van interne communicatie. En als zodanig helemaal in the picture, om maar in Engelse stijl te blijven. Prachtig. Maar hoe komen medewerkers en strategie op één lijn? En is het wel één lijn?

Op 11 april werd bij Wit Bestuurscommunicatie een ‘Witte Dag’ gehouden over ‘Alignment in de praktijk’. We hebben wat stof opgeworpen die middag. Alleen al over de term. Hoe vertaalde je die nou fatsoenlijk? En moesten we dan niet eerst weten wat alignment precies is?

Strategie van bovenaf opgelegd

Opvallend is hoe vaak alignment wordt vaak gezien als iets dat alleen vanuit de top gewenst en ingezet wordt. Want medewerkers die aligned zijn nemen initiatief, zijn betrokken, helpen elkaar en leveren betere resultaten. Maar is alleen de top daarmee gediend? Hoe zit het met de werkvloer? En hoe bewerkstellig je die alignment? Hoe kun je de organisatiestrategie en -doelen zodanig voor het voetlicht brengen dat alle medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt en hun bijdrage kunnen leveren?

Dat kan bijvoorbeeld met interactieve middelen als storytelling, gaming en focusgroepen. Zo kun je de strategie verlevendigen, bespreekbaar maken en met elkaar invullen. Het zijn dan ook prachtige instrumenten. Maar tijdens het gesprek op de Witte Dag werd heel duidelijk dat je al die instrumenten telkens met één vaardigheid moeten starten: luisteren. En dan bedoel ik niet alleen luisteren naar de top, maar juist ook luisteren naar wat er leeft op de werkvloer.

Dilemma’s van de werkvloer

Een voorbeeld: Stel dat in de strategie de klant centraal staat. Niet ondenkbaar. Daar kan de leidinggevende zijn medewerkers op sturen. Daarnaast hebben de medewerkers waarschijnlijk ook efficiencydoelstellingen. Ze moeten bijvoorbeeld binnen een x-aantal minuten een gesprek afronden. Anders wordt het gesprek te duur en dan worden de producten ook duurder. Dat is niet in het belang van de klant.

Maar wat als de klant meer tijd nodig heeft om goed geholpen te worden? Hoe ga je daarmee om? Dat zijn de dilemma’s van de mensen die in de dagelijkse praktijk de strategie uitvoeren. Het roept de vraag op of strategie en beleid op zo’n moment wel ‘aligned’ zijn. De werkvloer krijgt immers een gemengde boodschap. Een schone taak voor de communicatieadviseur om dit zichtbaar te maken. En een goede kans voor de top om de strategie bij te stellen.

Als communicatieadviseur moet je zorgen dat de strategie vertaald wordt naar medewerkers. Maar om het echt goed te doen als adviseur, moet je allereerst weten wat er speelt bij die medewerkers. Dat betekent: goed luisteren naar wat er leeft, stelselmatig monitoren, verhalen ophalen, patronen zoeken, dilemma’s boven tafel krijgen en dit delen in gesprekken.

Oren en mond van medewerkers en bestuur

Daarbij moet je voorkomen dat je als communicatieadviseur de eigenaar wordt van de dilemma’s. Je moet luisteren, ophalen en vervolgens de dilemma’s terugleggen bij de top.

Als communicatieadviseur hoef jij deze niet inhoudelijk op te lossen. Door te luisteren ben je de oren, ogen en de mond van medewerkers en bestuur. Je zorgt dat iedereen zijn verhaal kan vertellen, stelt de vragen die misschien wel lastig zijn, brengt de problemen onder woorden waarover medewerkers moeilijk vertellen en de dilemma’s waarvan het bestuur niet bedenkt om ze te delen. Dat is de informatie waarmee de organisatie verder komt.

Niks lijn

Met andere woorden: goed luisteren kan heel veel antwoorden geven. Alignment start dan ook met luisteren naar de medewerkers. Daar ligt de sleutel voor de top om de strategie verder te ontwikkelen, zodat deze beter is afgestemd op de praktijk en de behoeften van de klant. Vervolgens kun jij als communicatieadviseur de strategie weer neerleggen bij de mensen op de werkvloer. Deze past als het goed is dan beter bij de praktijk. Waarop de mensen op de werkvloer weer…

Niks lijn. Het is een cirkel.

Delen
Deel het bericht in je netwerk








Verzenden